Меню Закрити

Створення та впровадження інтегрованої системи управління в організації

Створення та впровадження інтегрованої системи управління в організації

Аксьонова Л. І., кандидат технічних наук, консультант з систем управління, Компанія «CERTICON»

Обов’язковість дотримання законодавчих вимог, у тому числі необхідність підвищення конкурентоспроможності вітчизняних підприємств, вимагає від виробників дотримуватися балансу між гарантованим виготовленням якісної і безпечної продукції для її споживача, враховуючи мінімальний тиск на довкілля та безпечні умови праці для персоналу. Найбільш перспективним способом управління діяльністю організації в таких умовах є впровадження інтегрованої системи.
Інтегрована система управління (ІСУ) – це частина загальної системи управління організацією, яка об’єднує дві або більше адаптованих систем управління різних сфер (наприклад, екологія, охорона праці, соціальна відповідальність, інформаційна безпека тощо), яка функціонує як єдине ціле. Створення єдиної структури управління екологічними аспектами і якістю, персоналом та безпекою інформації, ризиками дозволяє досягати цілей організації з урахуванням інтересів зацікавлених сторін (споживачі, персонал, суспільство). При цьому, більш ефективно та раціонально здійснюється використання ресурсів організації, скорочується обсяг документації, у порівнянні з їх загальною кількістю при створенні окремих систем управління.
У разі функціонування кожної з систем управління окремо чимало документів дублюються, збільшується бюрократія та взагалі ускладняється загальне керування підприємством. Тому, основною метою інтеграції насамперед, є оптимізація та покращення діяльності. На сьогодні існують два основні підходи до створення ІСУ:

  1. Адитивна (від лат. аdditio – додаток) модель, коли до базової системи (наприклад, система якості) послідовно додаються інші системи управління (наприклад, екологія, охорона праці, соціальна відповідальність, інформаційна безпека тощо).
  2. Комплексна модель, коли усі системи управління об’єднуються та впроваджуються одночасно.
    Недоліком першого способу, порівняно із другим, є значно більший час на створення ІСУ, а отже більша фінансова витратність. Недоліком другого способу створення ІСУ є більша складність її впровадження, яка обумовлена необхідністю наявності персоналу високої кваліфікації.

Підходи до комплексного або поетапного впровадження ІСУ вибираються кожною організацією залежно від її розмірів, складності структури, готовності персоналу та достатності ресурсів. На практиці більш прийнятною є адитивна модель інтегрування, де роль базової виконує система управління якістю (СУЯ) за вимогами стандарту ISO 9001. На думку фахівців, у стандарти ISO серії 9000 простіше вбудувати інші стандарти. Це пояснюється тим, що стандарт ISO 9001, у порівнянні зі стандартами ISO 14001 та ISO 45001 тощо, комплексно охоплює усі аспекти діяльності підприємства. Крім того, основні поняття та принципи, сформульовані у стандартах ISO серії 9000, в найбільшій мірі відповідають поняттям і принципам загального менеджменту. Структура стандарту ISO 9001 у його новій версії більш гармонізована з іншими стандартами наприклад, такими як ISO 14001 та ISO 45001 тощо. Ці стандарти мають загальні вимоги до:

1) застосування процесного підходу з використання циклу управління PDCA («плануй – виконуй – перевіряй – дій»);
2) планування (політика, цілі, плани);
3) управління задокументованою інформацією;
4) управління персоналом;
5) проведення внутрішніх аудитів;
6) аналізу з боку керівництва та поліпшення;
7) управління ризиками.

Ці елементи можуть управлятися об’єднаним способом, що значно полегшить їх інтеграцію та дозолить використовувати комплексну модель створення ІСУ. Створення комплексної моделі ІСУ має грунтуватися на принципах, встановлених у всіх цих стандартах. При цьому, в якості базових повинні прийматися принципи, сформульовані в стандартах ISO серії 9000, і в першу чергу такі, як процесний підхід, лідерство керівника та залучення працівників. Реалізація саме цих принципів дозволяє найкращим чином забезпечити інтегрування окремих стандартів в єдину систему.
Порядок створення ІСУ є аналогічним при створенні СУЯ. У загальному випадку цей порядок включає послідовне виконання етапів, показаних на рис. 1.

Рисунок 1. Етапи робіт по створенню в організації ІСУ

 На етапі проектування ІСУ:

– вибираються міжнародні стандарти для створення ІСУ, виходячи із пріоритетних напрямків діяльності організації та беручи до уваги можливі переваги від інтеграції;
– визначається склад загальних і специфічних вимог стандартів;
– ідентифікуються процеси організації, на які поширюється дія ІСУ;
– формуються критерії оцінки результативності, ефективності процесів та ІСУ в цілому;
– визначаються методи і засоби для моніторингу, вимірювань і аналізу процесів ІСУ.

Іншими словами здійснюється реалізація процесного підходу, який ґрунтується на методології циклу «PDCA, інтеграційна роль якого полягає в тому, що він може бути застосований, як для управління окремим процесом, так і для постійного поліпшення ІСУ в цілому.
ІСУ – це, перш за все, якісна система управління, спрямована на вирішення існуючих проблем організації (економічні, соціальні і екологічні тощо) за допомогою стандартів. Доцільно приймати рішення про створення ІСУ, виходячи із обов’язкових законодавчих вимог та пріоритетних напрямків діяльності організації, грунтуючись на аналізі наявних проблем з метою досягнення необхідних поліпшень. Наприклад, пріоритетними напрямками діяльності м’ясопереробного підприємства є: якість (за нормами ДСТУ ISO 9001) та безпечність продукції (ДСТУ ISO 22000), а додатковими захист оточуючого природного середовища (ДСТУ ISO 14001) та безпека персоналу (ДСТУ ISO 45001). Основні чинники, що приймаються до уваги при створені такої ІСУ, показані на рис. 2.

Рисунок 2. Основні чинники, що приймаються до уваги при створені ІСУ м’ясопереробного підприємства

 Ключовим елементом розробки ІСУ в організації є її документування, тобто створення нормативної основи для її функціонування та постійного поліпшення. Документування ІСУ є аналогічним документуванню СУЯ, яке передбачає визначення складу і структури документів, встановлення правил їх розробки та ідентифікації. Для зручності процедури поділяють на загальносистемні і спеціальні. Загальносистемні процедури встановлюють способи здійснення діяльності, загальні для всіх систем управління. Це процедури з управління: документацією (записами), невідповідностями, персоналом, внутрішнім аудитом, аналізом результативності/ ефективності діяльності. Деякі процедури можуть бути загальними в двох або декількох системах управління. Наприклад, процедура з навчання та кваліфікації персоналу може бути загальною для СУЯ, системи управління екологією (СУЕ), системи охорони здоров’я і безпеки праці (ОЗіБП). Відмінності у цій процедурі можуть бути конкретизовані в додаткових інструкціях. Керівництво з менеджменту організації може бути єдине, в якому наведені загальна політика та встановлені принципи всіх систем управління, або різні керівництва для кожної системи. Спеціальні процедури регламентують порядок здійснення діяльності або процесу тільки в рамках конкретної системи управління. Загальні вимоги єдиним чином застосовні до всіх систем управління, тому повинні виконуватися всім персоналом, залученим в ІСУ, а специфічні – обмеженим колом осіб, безпосередньо задіяним у виконанні цієї діяльності, тобто в окремих функціональних системах управління. Обсяг, ступінь подробиці документування залежать від виду діяльності організації, складності і взаємодії процесів, кваліфікації персоналу, зовнішніх вимог і інших чинників. Узагальнено структуру документації ІСУ показано на рисунку 3.

Рисунок 3. Структура документації ІСУ

 Створення адитивної моделі ІСУ за стандартами ІSО 14001 та ІSО 45001, де базовим є стандарт ІSО 9001, розглянемо на прикладі промислового підприємства. Для інтеграції СУЕ, ОЗіБП у СУЯ необхідно об’єднати політику цих систем в єдиний документ та встановити стратегічні цілі у сфері охорони довкілля та праці; розробити та документувати додаткові процеси.
Політика має містити зобов’язання щодо охорони довкілля та праці, які є суттєвими для організації. Наприклад, зобов’язання щодо запобігання забрудненню; щодо збалансованого використання природних ресурсів та інші конкретні зобов’язання, доцільні у середовищі організації та для охорони довкілля. При розробленні політики, а потім при постановці стратегічних цілей для СУЕ та ОЗіБП, має простежуватися логічний зв’язок: суттєві аспекти щодо охорони довкілля та праці – політика – цілі – напрями діяльності для досягнення цілей. Суттєві аспекти можуть спричинити виникнення ризиків, пов’язаних з несприятливими впливами на здоров’я персоналу, на довкілля, та іншими наслідками для організації. Наприклад, екологічний аспект, пов’язаний з використанням ртутьвмісних ламп. Витяг із екологічної політики: «Ми прагнемо зменшувати впливи на довкілля від нашої діяльності». З урахуванням впливу аспекту, завод може визначити ризик, який пов’язаний із розгерметизацією ртутьвмісних ламп. Стратегічна ціль: «Зменшити вплив на довкілля та на організм людей, що працюють з лампами або поблизу їх, шляхом мінімізації ризику розгерметизації ртутьвмісних ламп при поводжені з ними». З метою контролю цього аспекту завод може користуватися послугами спеціалізованого підприємства з вивезення та утилізації відпрацьованих ртутьвмісних ламп.
Стратегічні цілі (загальний результат, який має бути досягнено) встановлюють строком на 3-5 років (приклад цілей на рис. 4). Короткострокові цілі мають кількісні характеристики для порівняння із наступними періодами та конкретні строки іх досягнення. Такі цілі найчастіше встановлюють на рік, що пов’язано з періодичністю аналізу ІСУ з боку керівництва. Наприклад, цілі на 2021 рік у сфері охорони праці та довкілля: «Знизити, порівняно із 2020 роком, число нещасних випадків у 2 рази»; «Розробити до кінця 1-го кварталу правила поводження із ртутьвмісними лампами».

Рисунок 4. Приклад стратегічних цілей у сфері охорони здоров'я та безпеки праці

Структури стандартів ISO 9001, ISO 14001 та ISO 45001, у їх нових версіях, мають більше спільних загальних вимог ніж специфічних. Тому додаткових процесів буде не багато. У даному випадку інтеграція з ISO 14001 додає лише три основні специфічні вимоги (або функції), які можна об’єднати в один процес. Наприклад, процес «Управління екологією» може включати в себе: ідентифікацію (ранжування) екологічних аспектів та визначення ризиків; управління аварійними ситуаціями; поводження з відходами. Аналогічно процес «Управління охороною праці», може включати: ідентифікацію небезпек та визначення ризиків; розслідування нещасних випадків та інші способи забезпечення охорони праці та здоров’я персоналу.
Загальні вимоги стандартів ISO 14001 та ISO 45001 мають бути вбудовані в процеси СУЯ. Для цього процеси СУЯ необхідно проаналізувати з точки зору наявності в них операцій, пов’язаних з екологічними аспектами і небезпеками для здоров’я персоналу.
Слід розрізняти прямі і непрямі екологічні аспекти та небезпеки. Непрямі екологічні аспекти та небезпеки пов’язані з організацією праці і впливають на навколишнє середовище або безпеку і здоров’я персоналу опосередковано. Наприклад, розробка нормативних і дозвільних документів, перевірка знань персоналу, формування графіків медичних оглядів і їх контроль, організація атестації робочих місць тощо. Прямі екологічні аспекти і небезпеки безпосередньо впливають на навколишнє середовище або безпеку і здоров’я персоналу і перш за все пов’язані з виробничою діяльністю підприємства (або процеси виробництва продукції). Процеси виробництва продукції створюють найбільш критичні ризики. Для СУЯ – це ризик незадоволеності споживачів (замовників) щодо якісних характеристик продукції, економічних втрат, пов’язаних із її виробництвом. Для СЕУ – ризики негативного впливу на навколишнє середовище і втрати природних ресурсів. Для системи ОЗіБП – ризик завдати шкоди здоров’ю персоналу. Наявність у підприємства ідентифікованих процесів виробництва продукції (процеси СУЯ) дозволяє об’єднати вимоги до керування цими ризиками (рис. 5).

Рисунок 5. Узагальнена схема управління процесом виробництва продукції в ІСУ

Для документування ІСУ потрібно внести корективи в загальносистемні процедури та розробити окремі спеціальні процедури. Наприклад, у процедурах (інструкціях, планах тощо) встановити вимоги щодо закупівлі спеціального одягу і взуття для забезпечення професійної безпеки персоналу, спеціальні вимоги щодо зберігання палива тощо. При цьому варто пам’ятати, що збільшення процесів і процедур, які включають у структуру ІСУ, не тільки збільшує витрати підприємства, але й ускладнює його керованість в цілому. Критерієм правильності розробки є незначне збільшення документації, у середньому на 10-15% від існуючої документації СУЯ.
У наступній статті буде розглянуто причини неефективності ІСУ та етапи її впровадження у загальну систему управління організацією.

Повна версія статті опублікована у журналі «Управління якістю». Аксьонова Л.І. Створення та впровадження інтегрованої системи управління в організації // Управління якістю. – 2021. – № 4. – С. 10 – 21.

1 Коментар

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

Зв'яжіться з нами