Меню Закрити

Внутрішній аудит системи управління: для чого він потрібен організації?

Внутрішній аудит системи управління: для чого він потрібен організації?

Аксьонова Л. І., кандидат технічних наук, консультант з систем управління, Компанія «CERTICON»

      Згідно із рекомендаціями міжнародного стандарту ISO 19011:2018, внутрішній аудит є основним елементом системи управління, в залежності від її виду: система управління якістю (ISO 9001); система управління якістю та безпечністю продукції (ISO 22000) тощо.

      Внутрішній аудит є інструментом управління, тому його призначення – дати гарантії керівництву організації. Керівництво організації хоче бути впевненим у тому, що поставлені цілі у сфері якості продукції/послуг або у сфері якості та безпечності продукції будуть досягнуті, а планові показники будуть виконані. При цьому, діяльність організації та її співробітників має відповідати чинному законодавству, правилам, визначеним у документованих процедурах системи управління. Для цього  внутрішній аудит має встановити, що система управління:

ü  підтримується в робочому стані;

ü   відповідає запланованим цілям, а також має потенціал поліпшення.

     Великий інформаційний потенціал та знання усіх тонкощів у діяльності свого підприємства дозволяє більш ретельно підготуватися до аудиту, що вигідно відрізняє внутрішніх аудиторів від зовнішніх. Відомий американський фахівець у галузі якості Б. Робертсон називає внутрішній аудит постійно діючим механізмом безперервного слідкування за «станом здоров’я» системи управління з моменту її зародження.  За твердженням західних та вітчизняних фахівців, результативний внутрішній аудит є ознакою існуючої на підприємстві ефективної системи управління, що визначає її дієвість у цілому та суттєво впливає на результати діяльності підприємства.

      Головними особливостями внутрішнього аудиту є те, що цей процес постійно націлений на майбутнє, тобто спрямований не тільки виявляти, але й попереджувати проблеми (наприклад, проблеми, пов’язані з якістю, безпекою продукції або безпекою праці і екологічними аспектами) та забезпечувати вироблення корегувальних дій для систематичного попередження їх повторення у майбутньому. Саме тому існує необхідність проведення регулярних аудитів системи управління в організації.

     Власники підприємств зацікавлені в аудитах, які можуть додати цінність їх бізнесу шляхом своєчасного попередження недоліків у системі управління для зменшення втрат. Наприклад, попередження виникнення невідповідностей у системі виробництва промислового підприємства має значний економічний зиск, з точки зору відомого «правила десятикратного зростання витрат на усунення цих невідповідностей, які виявлено не на даній, а на наступній стадії життєвого циклу продукції». Зокрема, якщо під час розроблення конструкторської документації зроблено помилку, то витрати на усунення браку від цієї помилки під час виробництва будуть у 10 разів, а на стадії експлуатації у 100 разів більшими, ніж при безпосередньому усуненні помилки на стадії її розробки. Таким чином, навіть виробництво конкурентоздатної продукції не забезпечить конкурентоспроможність самого підприємства, якщо виробництво виконується занадто високою ціною, бо не забезпечується якість виробничих процесів. Аналогічно система НАССР базується на принципі, що ризики, які впливають на безпеку продуктів харчування, можна або усунути, або звести до мінімуму в процесі виготовлення продукції з меньшими витратами ніж у його споживача.

      Як доводить практичний досвід, у більшості випадках, здійснення внутрішнього аудиту на вітчизняних підприємствах – це формальна процедура з виявлення невідповідностей. У цьому випадку результати аудиту складно застосовувати для об’єктивного встановлення причин невідповідностей та їх усунення у системі управління організації.

     Сьогодні внутрішній аудит є недооціненим ресурсом для підвищення ефективності організації. Однією з причин незастосування аудиту належним чином є відсутність чіткої уяви щодо сутності аудиту, ототожнення аудиту із звичайною інспекційною перевіркою. Іноді внутрішні аудитори дублюють роботу технічних контролерів, тобто здійснюють технічний контроль якості продукції. Так, об’єктами аудиту можуть бути характеристики якості продукції. Наприклад, проводиться комплексне оцінювання відповідності якості продукції вимогам її замовникам, які встановлені у технічних умовах на цю продукцію та іншій нормативній документації. У таких випадках розглядаються результати процесів виготовлення й випробування продукції, доцільність і взаємозв’язок застосовуваних нормативних документів, узгодженість робіт підрозділів на різних етапах технологічного ланцюга. Основна мета такого аудиту полягає в оцінюванні результативності запроваджених заходів і визначенні необхідності коригувальних дій, а також заходів з поліпшення. Виходячи з цього, аудит не слід плутати з інспектуванням, контролем чи ревізією, завданням яких є, насамперед, пошук невідповідностей.

      Цінність внутрішнього аудиту залежить від того, як заплановано його проведення, від способів отримання доказів аудиту, кваліфікації аудитора тощо. Найбільш об’єктивним методом для дослідження системи управління та отримання доказів аудиту є процесно-орієнтований підхід до його здійснення. Для здійснення такого аудиту у системі управління виділяють основні та допоміжні процеси, а в їх рамках структурні підрозділи організації. Результати основних процесів (або процеси життєвого циклу продукції) послідовно створюють проміжні характеристики майбутньої продукції/ послуги. Це дозволяє здійснювати чітке простежування вимог замовника продукції/ послуг для оцінювання їх виконання, а аудитору отримувати об’єктивні докази. При цьому, цілі аудиту можуть базуватися на вимогах, встановлених у контракті замовника продукції/ послуг.  

     Практичний приклад. Застосування процесно-орієнтованого аудиту та спосіб отримання аудитором об’єктивних доказів розглянемо на прикладі промислового підприємства. На промислових підприємствах доволі часто бувають випадки, коли строки постачання продукції не виконуються. Звичайні пропозиції у таких випадках: збільшити строки виконання замовлення або строго дотримувати дату виконання замовлення, встановлену у контракті на виготовлення та поставку продукції. Але, при цьому, завжди є ризик зробити продукцію за більшу собівартість чи зробити її неякісною. Для того щоб виявити дійсну причину і усунути її, необхідно спочатку дослідити відхилення від строків на кожному етапі виробництва продукції. Потім проаналізувати дані аудиту, щоб зрозуміти, які удосконалення у основних процесах повинні бути проведені для вирішення проблеми своєчасного постачання продукції.

    Встановимо ціль аудиту – оцінювання виконання вимог замовника продукції за строками виготовлення і постачання продукції. Критерії аудиту – строки постачання продукції, встановлені у контракті. Докази аудиту – записи у протоколах, які визначені у стандартах організації (СОУ). Наприклад, журнал реєстрації контрактів, виробничий графік виготовлення продукції тощо. Дотримання строків досліджують, починаючи з моменту надходження запиту від замовника продукції до відвантаження продукції, у послідовності здійснення основних процесів (табл.1).  

 Таблиця 1 – Оцінювання виконання вимог замовника за строками виготовлення та постачання продукції

№  контрактного

замовлення

Надходження  замовлення

(журнал реєстрації запитів, СОУ10)

Підписання  контракту

(журнал реєстрації контрактів, СОУ 10)

Видача  замовлення у роботу конструкторського відділу

(журнал реєстрації  маршрутних листів,  СОУ12)

Видача  креслення у виробництво

(журнал видачі  креслення, СОУ12)

Виготовлення продукції

(приймально-здавальний акт, СОУ15)

Строки постачання продукції

Вчасність

постачання

дата постачання, встановлена у контракті

Фактична дата відвантаження

продукції

(видаткова накладна, СОУ10)

1215 –2 008

14.06.2008

24.06.2008

25.06.2008

24.07.2008

12.09.2008

14.09.2008

17.09.2008

–3 дні

1317 –2 008

07.03.2008

09.04.2008

12.04.2008

29.05.2008

05.07.2008

09.07.2008

07.07.2008

+ 2  дні

1321 –2008

23.06.2008

28.08.2008

28.08.2008

05.09.2008

22.10.2008

28.10.2008

23.10.2008

+5 днів

1816 – 2 008

02.09.2008

07.09.2008

17.10.2008

11.11.2008

03.12.2008

17.12.2008

04.01.2009

–17 днів

1905 –2008

17.11.2008

28.11.2008

02.12.2008

07.01.2009

В стадії виготовлення

05.02.2009

Примітка: СОУ – стандарт організації

СОУ 10 – Маркетингова діяльність;  СОУ 12 – Проектування  продукції;  СОУ 15 Виробництво продукції.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

Зв'яжіться з нами